เมื่อไหร่ที่ SME ของคุณจำเป็นต้องมีที่ปรึกษาด้านไอที

ปัจจุบัน ระบบไอทีได้ถูกนำมาใช้ในการทำงานของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ เป็นจำนวนมาก ไม่ว่าหน่วยงานประเภทใดต่างก็มีความจำเป็นต้องใช้ระบบไอทีในการทำงานอยู่บ้างไม่มากก็น้อย อาจใช้ในการจัดเก็บข้อมูล การสื่อสาร การควบคุมจัดการ หรือในการทำงานอื่นๆ ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ความรวดเร็ว รวมทั้งอำนวยความสะดวกให้กับระบบงานเดิมที่มีอยู่ ธุรกิจ SME ที่ใช้ระบบไอทีในการทำงานได้ดีจะสามารถแข่งขันกับคู่แข่งทางธุรกิจได้อย่างไม่เสียเปรียบ และยังช่วยสร้างโอกาสทางธุรกิจแบบใหม่ๆ ได้อีกด้วย
ในทางกลับกัน ถ้าระบบไอทีของบริษัทคุณมีปัญหา ธุรกิจ SME ของคุณก็มีปัญหาตามไปด้วย ซึ่งปัญหาแต่ละแบบจะมีความสำคัญมากน้อยแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าระบบไอทีนั้นทำงานอยู่กับส่วนใดของธุรกิจคุณ ความเสียหายอาจเป็นได้ตั้งแต่การสูญเสียภาพลักษณ์ของบริษัท การชะงักงันในการผลิตสินค้าหรือให้บริการ ตลอดไปจนถึงความสูญเสียรายได้และโอกาสในการดำเนินธุรกิจ โดยช่วงระยะเวลาที่ระบบไอทีไม่สามารถทำงานได้ หรือที่เรียกกันโดยทั่วไปว่า ดาวน์ไทม์ (Downtime) นั้น มีความสำคัญกับธุรกิจเป็นอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ หรือระดับ SME ก็ตาม ปริมาณดาวน์ไทม์ที่สูงหมายถึงระยะเวลาการทำงานที่สั้นลง แต่ที่สำคัญมากกว่าก็คือเวลาการให้บริการที่น้อยลงนั่นเอง ดังนั้นดาวน์ไทม์จึงเป็นปัจจัยที่ส่งผลถึงลูกค้าของธุรกิจโดยตรง ความผิดพลาดที่ทำให้ดาวน์ไทม์เพิ่มสูงขึ้น ย่อมหมายถึงธุรกิจกำลังเกิดปัญหาที่รุนแรงมากขึ้นด้วยเช่นกัน ถ้าบางคนยังนึกภาพตามไม่ได้ ให้ลองไปหาหนังเรื่อง The Social Network มานั่งดู เนื่องจากมีตอนหนึ่งที่ Mark Zuckerberg พูดออกมาอย่างชัดเจนว่า จุดหนึ่งที่ Facebook ต่างจาก Social Web ตัวอื่นๆ ก็คือ Facebook ไม่เคยล่ม และนั่นแหละครับ คือการที่มีค่าดาวน์ไทม์ต่ำ หรือแทบไม่มีเลย ดังนั้นนักธุรกิจ SME ทั้งหลายจึงพึงให้เอาใจใส่ระบบไอทีไม่ให้มีค่าดาวน์ไทม์สูงจนทำให้ธุรกิจต้องชะงักงันโดยไม่จำเป็น

อย่างไรก็ตาม การที่ระบบไอทีมีความสามารถในการทำงานเพิ่มขึ้น ก็ทำให้ความซับซ้อนของระบบไอทีเพิ่มสูงขึ้นมากเช่นกัน การควบคุมดูแลจึงยากลำบากขึ้นตามไปด้วย นักธุรกิจ SME หลายคนที่มีความรู้ความสามารถด้านไอทีด้วยก็เลือกที่จะมาดูแลระบบไอทีด้วยตัวเอง ซึ่งในช่วงแรกที่ระบบยังมีขนาดเล็กอยู่นั้น ก็จัดว่าเป็นวิธีที่ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้ในระดับหนึ่ง แต่อย่างไรก็ตาม ในฐานะเจ้าของธุรกิจ SME แล้ว คุณไม่คิดบ้างเหรอครับว่าคุณควรเอาเวลาที่มีอยู่ไปใช้ในการวางแผนธุรกิจ การติดต่อประสานงาน และการวางกลยุทธ์ธุรกิจ SME ของคุณเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงที่ธุรกิจ SME ของคุณเริ่มเติบโตขึ้น และระบบไอทีมีขนาดใหญ่และซับซ้อนมากขึ้น การจัดการระบบไอทีให้มีประสิทธิภาพจึงจำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีโดยเฉพาะ ยิ่งไปกว่านั้น ไอทีเป็นศาสตร์ที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ถ้าคุณจะพยายามตามมันให้ทันอย่างต่อเนื่อง คุณจะเสียเวลาให้กับมันจนหลงลืมธุรกิจ SME ของคุณเองไปในที่สุด
นักธุรกิจ SME สามารถว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีมาช่วยจัดการระบบไอทีได้หลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบของการจ้างพนักงานประจำ พนักงานพาร์ทไทม์ หรือแม้กระทั่งที่ปรึกษาด้านไอที (ในตอนต่อไปเราจะพูดถึงข้อดีและข้อเสียของการว่าจ้างในแต่ละประเภท) และถ้าธุรกิจ SME ของคุณมีการว่าจ้างพนักงานไอทีเป็นประจำอยู่แล้ว คุณอาจนึกว่านั่นก็เพียงพอสำหรับระบบไอทีของคุณแล้ว แต่แน่ใจแล้วหรือ???
ธุรกิจหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ หรือธุรกิจ SME ก็ตาม ถ้ามีระบบไอทีที่มีขนาดใหญ่ในระดับหนึ่ง (จำนวนคอมพิวเตอร์ตั้งแต่ 30-40 เครื่องขึ้นไป) ต่างสามารถใช้ประโยชน์จากที่ปรึกษาด้านไอทีได้ทั้งนั้น เนื่องจากโดยมากแล้วฝ่ายไอทีในบริษัทจะมีงานประจำในลักษณะของการทำ IT Support ซึ่งได้แก่ การติดตั้งอุปกรณ์ การติดตั้งโปรแกรม การซ่อมแซมฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ รวมถึงการจัดการระบบไอทีเล็กๆ น้อยๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ในหน่วยงานนั้นๆ ส่วนบางบริษัทที่มีฝ่ายไอทีขนาดใหญ่ขึ้น อาจมีพนักงานไอทีเป็นโปรแกรมเมอร์ที่มีหน้าที่พัฒนาซอฟต์แวร์ให้แต่ละแผนกในบริษัทไว้ใช้งาน อย่างไรก็ตาม หลายๆ บริษัทต่างคงเคยเจอสถานการณ์ที่ตนเองต้องการปรับเปลี่ยนระบบไอที ต้องการวางแผนระบบไอทีใหม่ ต้องการประเมินหรือจัดการการรักษาความปลอดภัยของระบบไอที ซึ่งเป็นงานขนาดใหญ่ที่ต้องการกำลังคนและเวลามากๆ แต่พบปัญหาว่าพนักงานไอทีต้องให้บริการประจำกับผู้ใช้งานในบริษัทหรือลูกค้า และไม่มีเวลามากพอมาจัดการงานตรงนี้ได้
ผมขอยกตัวอย่างให้เห็นภาพที่ชัดเจนนะครับ มีหน่วยงานแห่งหนึ่งที่ผมและทีมงานเคยเข้าไปช่วยจัดการด้านซอฟต์แวร์ให้ เขาต้องการปรับปรุงคุณภาพการให้บริการที่ดียิ่งขึ้น เพื่อเป้าหมายในด้านการประกันคุณภาพและมาตรฐาน ISO ดังนั้นเขาจึงจัดซื้อซอฟต์แวร์เข้ามาหลายระบบ รวมทั้งให้ผมและทีมงานเข้าไปพัฒนาซอฟต์แวร์ให้อีกระบบหนึ่งด้วย และด้วยระบบไอทีใหม่ๆ ที่เพิ่มขึ้นนี้เอง ทำให้พนักงานประจำของหน่วยงานนั้นต้องเสียเวลาไปติดตั้ง จัดการ รวมไปถึงการจัดอบรมให้พนักงานอื่นๆ สามารถใช้ระบบไอทีใหม่นี้ได้ ซึ่งในท้ายที่สุดแล้ว ปัญหาที่หน่วยงานนั้นประสบกลับกลายเป็นว่า เนื่องจากพนักงานไอทีต้องแบ่งเวลาจากการให้บริการไอทีกับแผนกต่างๆ ไปใช้ในการติดตั้ง ทดสอบ อบรม และดูแลระบบไอทีใหม่ ทำให้พวกเขาไม่สามารถดูแลจัดการทุกอย่างได้อย่างทั่วถึง จนต้องเสียเวลานานหลายเดือนกว่าจะจัดการกับระบบไอทีใหม่ได้ทั้งหมด ทั้งๆ ที่ระบบทั้งหลายนั้นถูกซื้อมาพร้อมกัน และยังพร้อมใช้งานมานานแล้วด้วย ลองนึกสิครับว่าหน่วยงานนี้เสียโอกาสทางธุรกิจไปขนาดไหน (จนในที่สุด ทีมงานของผมต้องเข้าไปช่วยจัดการเซิร์ฟเวอร์ให้กับหน่วยงานนี้เพื่อที่จะได้ติดตั้งซอฟต์แวร์ของบริษัทผมได้ เฮ่อ เป็นไงล่ะครับ)

นอกจากสถานการณ์ในตัวอย่างที่ยกขึ้นมานี้แล้ว ยังมีสถานการณ์อื่นๆ ที่คล้ายกัน เช่น การประเมินและจัดการระบบรักษาความปลอดภัย การจัดการด้านการตลาดเชิงไอที การวางแผนระบบไอที ฯลฯ ซึ่งเป็นสถานการณ์ที่จำเป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีโดยเฉพาะ แต่จำเป็นในช่วงเวลาหนึ่งๆ เท่านั้น ด้วยเหตุนี้เอง การจ้างพนักงานไอทีแบบประจำเพื่อนำมาช่วยงานที่กล่าวด้านบนนี้โดยตรงจึงจัดเป็นสิ่งที่เกินความจำเป็น เพราะว่าในหลายๆ กรณีที่ผมกล่าวมานั้น การว่าจ้างที่ปรึกษาด้านไอทีกลับถูกกว่าการว่าจ้างพนักงานประจำด้วยซ้ำ (และไม่เสียเวลาในการบริหารทรัพยากรบุคคลอีกด้วย)
โดยสรุปแล้ว เนื่องจากระบบงานของแต่ละบริษัทนั้นแตกต่างกันไป บางบริษัทอาจถูกจัดอยู่ในกลุ่มที่ต้องการที่ปรึกษาด้านไอที แต่บางบริษัทอาจคุ้มค่ากว่าเมื่อใช้พนักงานประจำ การที่จะเลือกใช้ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีให้ถูกประเภทและถูกเวลานั้น จึงจำเป็นต้องได้รับการประเมินผลดีผลเสียทางธุรกิจอย่างละเอียดเสียก่อน ลองพิจารณาการทำงานภายในบริษัทของคุณให้ดี ประเมินจุดเด่นและจุดด้อยของแต่ละวิธีการ แล้วจึงค่อยดำเนินงาน คุณจึงจะไม่ก้าวพลาดจนเสียโอกาสไป แล้วธุรกิจ SME ของคุณจะก้าวต่อไปได้อย่างมั่นคง

http://www.exitcorner.com